Nhân Sự

Tiêu chuẩn 5S là gì? Các bước áp dụng 5S trong doanh nghiệp

Vậy tiêu chuẩn 5S là gì? Các bước áp dụng 5S trong doanh nghiệp như thế nào. Các bạn theo dõi bài viết để biết chi tiết

5s là gì?

5s là gì?

1. Seiri – Sàng lọc (Sort)

Separate the necessary from the unnecessary items

Loại bỏ những cái không cần thiết ra khỏi cái cần thiết. Lọc ra những vật không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

2. Seiton – sắp xếp (Set in order)

Arrange orderly and label

Sắp xếp mọi cái ngăn nắp, trật tự và có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy, dễ tra cứu.

3. Seiso – sạch sẽ (Shine)

Clean the work place and keep it clean

Vệ sinh nơi làm việc và luôn giữ cho nó sạch sẽ

4. Seiketsu – săn sóc (Standardize)

Constant practice of SEIRI, SEITON & SEISO

Luôn luôn thực hành sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. Duy trì tiêu chuẩn cao về giữ gìn vệ sinh và sắp xếp nơi làm việc gọn gàng mọi lúc.

5. Shitsuke – sẵn sàng (sốt sắng) (Sustain)

Make it a habit

Hãy tạo cho những công việc trên thành thói  quen, không cần ai phải nhắc nhở hoặc ra lệnh. Đào tạo mọi người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc.

Các bước áp dụng 5S

Theo dõi từng bước áp dụng 5S chi tiết:

Các bước áp dụng mô hình 5s

1. SEIRI – Sàng lọc

SEIRI (sàng lọc) có nghĩa là loại bỏ những cái không cần thiết. Lọc ra và “di dời” những vật không cần và “ lượng không cần (của những vật không cần thiết)” ra khỏi nơi làm việc.

Bước 1:  Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp.

Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn. Sau đó thì vứt bỏ, huỷ những thứ không cần thiết.

Đừng giữ lại những thứ không cần thiết cho công việc của bạn.

Bước 2:  Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó còn cần hay không cần cho công việc thì hãy đánh dấu sẽ huỷ kèm theo ngày tháng sẽ huỷ và để riêng ra một nơi.

Bước 3: Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không, nếu sau 3 tháng mà không thấy ai cần đến, tức là cái đó không còn cần cho công việc của bạn nữa. Nếu bạn không thể tự quyết định thì hãy đề ra một thời hạn để xử lý.

Chú ý:

  1. Khi sàng lọc bạn không được quên những gì để trong ngăn, tủ và trong phòng.

2. Việc huỷ những cái không cần thiết có thể bằng một trong những cách sau đây:

a) Bán cho đồng nát

b) Giao cho các đơn vị khác nếu họ cần

c) Vứt bỏ

d) Khi huỷ những thứ thuộc tài sản của cơ quan ( công ty ) bạn nên báo cho người có thẩm quyền được biết.

e) Bạn cũng nên thông báo cho những nơi được cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó.

f) Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc của bạn, hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như khi bạn tìm diệt một con gián vậy.

Và sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn lại tìm ra một vài vật có ích mà lâu nay không biết bạn để đâu.

2. SEITON – Sắp Xếp

SEITON (Sắp xếp- để dùng) có nghĩa là đặt mọi thứ đúng chỗ của nó sao cho tiện lợi khi sử dụng. Những vật này cũng phải được sắp xếp trong “ điều kiện tốt” (sẵn sàng để dùng) và “ đảm bảo an toàn” (không bị dùng sai để ngăn ngừa sự cố)

Bước 1: Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn

Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc hay vị trí đồng thời phải đảm bảo thẩm mỹ và an toàn.

Bước 2: Sau đó bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận  tiện cho thao tác.

Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thì thực hiện.

Bước 3:  Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được là cái gì, để ở chỗ nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai. Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.

Bước 4:  Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hoả và những chỉ dẫn cần thiết khác.

Chú ý:

  1. Mục đích của SEITON – Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy những vật như rèm, mà che để dấu những vật dụng phía sau là không cần thiết.
  2. Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt.

3. SEISO – Sạch sẽ

Seiso (sạch sẽ) có nghĩa là bạn hãy vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ. Làm bằng cách lưu ý đến đối tượng, “ thu lượm rác mà không vứt lung tung” để nơi làm việc sạch sẽ, “ tẩy sạch bụi mà không gây hư hại sản phẩm” đối với những sản phẩm sẵn sàng, “kiểm tra và sửa chữa trạng thái bất thường

Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc chế tạo sản phẩm. Như vật Seiso ( sạch sẽ ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày.

Sau đây là một vài gợi ý cho Seiso của bạn:

  • Đừng để đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc… một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.
  • Giành 3 phút mỗi ngày để làm SEISO
  • Bạn và đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
  • Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng
  • Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn tốt nhất bạn hãy tạo ra môi trường đó.
  • Đừng bao giờ vứt bỏ, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo thói quen.
  • Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.
  • Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy công xưởng
  • Nếu bạn thấy điều này là đúng thì hãy bắt đầu ngay từ hôm nay.

Chú  ý: Ngoài 3 phút hàng ngày cho SEISO, bạn nên có thời gian làm SEISO trong tuần, trong tháng. Cái lợi do SEISO mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần thời gian bỏ ra.

4. SEIKETSU– Săn sóc

SEIKETSU (SĂN SÓC) nghĩa là giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao.

            “ Ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh ở mức cao

            “ Duy trì vệ sinh cao

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện xong 3S.

Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU của bạn:

  • Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc, cần có lịch làm vệ sinh.
  • Phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân x−ởng cũng rất quan trọng và có hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 3S.

Chú ý:

  1. Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.
  2. Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện.
  3. Đừng chỉ tìm điểm xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng, động viên.

5. SHITSUKE – Sẵn sàng

SHITSUKE (SẴN SÀNG) có nghĩa là làm các việc trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh.

Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như một thói quen hay lẽ sống.

Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S  hơn  là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.

Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S, muốn vậy cần phải chú ý:

  • Có nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của chính bạn
  • Nhận thức được cơ quan, công ty là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình bạn.
  • Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

Chú ý: Để nâng cao SHITSUKE ( sẵn sàng ) của CBCNV trong công ty thì vai trò của người phụ trách là cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

3 nơi làm việc khác nhau

  • Loại 3:

– Mọi người làm, vứt rác bừa bãi

– Không có ai làm vệ sinh

  • Loại 2:

– Mọi người làm, vứt rác bừa bãi

– Có người chuyên làm vệ sinh

  • Loại 1:

– Mọi người làm việc, không có ai vứt rác

– Mọi người tự làm vệ sinh

Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp

  • Các hoạt động sẽ dễ dàng, an toàn (S)
  • Năng suất cao (P)
  • Chất lượng sản phẩm cao (Q)
  • Chi phí giảm (C)
  • Giao hàng đúng hẹn (D)
  • Tinh thần lao động sảng khoái (M)

Trên đây là tiêu chuẩn 5S và các bước áp dụng 5S trong doanh nghiệp. Cảm ơn đã theo dõi bài viết

Xem thêm: Bốn thói quen giúp làm việc hiệu quả – Bạn nên duy trì và phát triển

Triệu cây xanh chúc bạn luôn thành công trong cuộc sống!

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *