Hướng dẫn trả lời câu hỏi phỏng vấn cho nghề trợ

Nghề trợ lý là một trong những nghề được coi trọng và có rất nhiều cơ hội thăng tiến. Để làm tốt vị trí Trợ lý này, bạn phải là người tinh tế hay giúp đỡ mọi người, hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự và tổ chức công việc hợp lý, tuân theo các chính sách nhân sự của công ty. Dưới đây Triệu cây xanh chia sẻ hướng dẫn trả lời câu hỏi phỏng vấn cho nghề trợ lý

Xem thêm: Những câu hỏi phỏng vấn cho công việc sáng tạo

Trả lời câu hỏi phỏng vấn cho nghề trợ chuyên nghiệp

Người phỏng vấn sẽ đánh giá xem liệu bạn có thể thực hiện công việc một cách trơn tru không. Cũng giống như đối với CV, câu hỏi chủ chốt của người phỏng vấn cho nghề trợ lý sẽ là: “Bạn làm việc có hiệu quả không?”. Khi tập dượt trả lời các câu hỏi, hãy đảm bảo bạn nắm rõ được các phần sau:

• Kỹ năng chủ chốt: Sử dụng phần mềm văn phòng và soạn thảo văn bản, kỹ năng ngôn ngữ hoặc kế toán, quen thuộc với một số thiết bị cụ thể, có kiến thức về quy trình cụ thể;
• Kinh nghiệm chủ chốt: Kinh nghiệm và kiến thức trong công việc này đồng nghĩa với việc bạn hiểu công việc thật kỹ càng và hiệu quả. học nghiệp vụ xuất nhập khẩu ở đâu
• Kinh nghiệm đảm nhiệm vị trí như giám sát hoặc lập kế hoạch, đây là những kỹ năng hữu dụng cho hầu hết các vị trí.

Hãy nhớ những điểm này trong đầu khi bạn chuẩn bị các câu trả lời.

“Điểm mạnh lớn nhất của bạn là gì?”

“Bạn có thể đem lại điều gì cho công việc này?”

“Điều gì khiến bạn là một [tên công việc] giỏi?”

Câu trả lời chung là sự hiệu quả của bạn. Hãy tập trung vào điều đó, đồng thời đưa thêm các chi tiết minh họa:

• Thành thạo kỹ năng hoặc quy trình cụ thể;
• Phương pháp tiếp cận chuyên nghiệp;
• Kỹ năng tổ chức;
• Hiểu biết và có năng lực; học xuất nhập khẩu online miễn phí
• Kinh nghiệm.

Ví dụ, hãy trả lời rằng:

Tôi có thể nói điểm mạnh nhất của tôi là tính hiệu quả. Tôi đã có x năm kinh nghiệm trong [lĩnh vực liên quan] và tôi đặc biệt thành thạo [tên các kỹ năng]. Tất cả những điều này, cùng với [những phẩm chất chuyên nghiệp giúp bạn làm việc tốt] của tôi giúp đảm bảo tôi có thể thực hiện công việc chuyên nghiệp và xuất sắc. Ví dụ, [đưa một ví dụ ngắn gọn về tính hiệu quả của bạn và những lợi ích của nó đối với công ty].

“Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn?”

Câu trả lời đúng là bởi vì bạn có thể đảm nhiệm công việc một cách hiệu quả và trôi chảy, với ít gián đoạn nhất có thể. Hãy trả lời rằng: Tôi đã có x năm kinh nghiệm làm việc trong [lĩnh vực liên quan] và tôi thân thuộc với [tên một quy trình, một lĩnh vực nghề nghiệp…], điều này khiến tôi có thể thực hiện công việc nhanh chóng và có thể đóng góp đáng kể ngay từ buổi đầu.

“Bạn đã bao giờ làm việc mà không có sự giám sát chưa?”

“Những phẩm chất gì bạn cần có để làm việc không cần sự giám sát?”

“Bạn đã từng gặp vấn đề với người giám sát chưa?”

“Bạn đã thể hiện sáng kiến của mình ra sao?”

“Bạn quyết định thế nào về việc khi nào bạn sử dụng sáng kiến của mình và khi nào hỏi ý kiến cấp trên?”

“Loại quyết định nào bạn sẽ chủ động thực hiện trong công việc hiện nay?”

“Bạn đã gặp phải những vấn đề gì trong công việc?”

“Hãy nói với tôi về một vấn đề trong công việc mà bạn đã phải giải quyết.”

“Bạn có phải người đáng tin cậy không?”

“Theo bạn điều gì quan trọng hơn, tốc độ hay sự chính xác?”

“Bạn có thích làm những công việc phân tích, đánh giá?”

“Bạn có thích làm công việc đòi hỏi sự chi tiết, tỉ mỉ?”

Hãy đưa ra một câu trả lời tích cực.

Ví dụ: Tôi thích các công việc phân tích, đánh giá. Tôi tin rằng tôi có [phẩm chất cá nhân, ví dụ: chú ý chi tiết, kiên nhẫn, tiếp cận có phương pháp, năng khiếu với con số…] cần thiết để thực hiện công việc, và tôi đã phát triển được các phẩm chất đó thông qua [ví dụ: bằng cấp, chứng chỉ, huấn luyện đào tạo, kinh nghiệm…]. Tôi tin rằng chúng là những kỹ năng quý giá, [đưa ví dụ về một lần bạn sử dụng kỹ năng phân tích, đánh giá và đem lại lợi ích cho công ty].

Tôi quyết định ứng tuyển công việc này vì nó có thể cho tôi cơ hội để thực hành các công việc phân tích, đánh giá nhiều hơn nữa.

Một ví dụ khác về cách trả lời câu hỏi này: Tôi thích các công việc đòi hỏi chi tiết. Tôi có phương pháp tiếp cận và có thể làm loại công việc đó kỹ càng và hiệu quả. Tôi tin rằng tôi có những phẩm chất hữu ích [chú ý chi tiết, kiên nhẫn, logic…] cần thiết cho công việc và tôi đã sử dụng các kỹ năng này [miêu tả bạn đã sử dụng các kỹ năng này như thế nào và tại đâu để thực hiện thành công một nhiệm vụ yêu cầu sự chi tiết, tỉ mỉ, dù đó là công việc liên quan tới nghề nghiệp hay lĩnh vực khác].

“Bạn có thích làm công việc thường nhật và theo giờ làm việc thông thường?”

“Bạn có thấy chán nản khi phải thực hiện công việc thường nhật?”

Bạn nên nhớ công việc thường nhật và tuân theo giờ làm việc thông thường là phổ biến đối với công việc trợ lý và văn phòng. Tuy nhiên, nếu nói bạn ưu tiên chúng, đồng nghĩa với việc bạn sẽ phàn nàn khi phải làm thêm giờ hoặc đảm nhiệm thêm các nhiệm vụ không thường nhật.

Bạn cần một câu trả lời giúp tạo được sự cân bằng.

Ví dụ: Tôi đánh giá cao rằng [tên công việc bạn ứng tuyển] phần lớn là các nhiệm vụ thường nhật. Tôi đã quen với điều đó, và thật may là tôi có phương pháp tiếp cận và thực hiện công việc thường nhật kỹ càng hiệu quả. Tuy nhiên, cũng có những thời điểm, như bao công việc khác, khi công việc yêu cầu nhiều hơn là những nhiệm vụ thường nhật và giờ làm việc thông thường. Tôi tin rằng công ty hiện tại của tôi sẽ đồng ý rằng khi gặp trường hợp đó, tôi đã hoàn thành yêu cầu của công việc hiệu quả và chất lượng. Ví dụ, [kể về một lần bạn đã làm điều đó].

“Bạn là người có khả năng tổ chức, sắp xếp không?”

Bạn cần có khả năng tổ chức, sắp xếp để làm công việc giấy tờ văn phòng. Đừng quên đưa ra vài ví dụ minh họa kỹ năng tổ chức của bạn, cũng như bản tính gọn gàng của bạn.

“Bạn có khả năng làm việc tốt dưới áp lực không?”

Hãy thể hiện cho người phỏng vấn thấy bạn đã làm việc tốt dưới áp lực ra sao trong quá khứ. Ví dụ:

Tôi tin rằng người quản lý/giám sát của tôi cũng sẽ đồng ý rằng, tôi làm việc tốt dưới áp lực. Tôi đã đối mặt với [nêu lên một vài tình huống, ví dụ các nhiệm vụ khẩn cấp, các sự kiện bất ngờ, nguồn lực hạn chế, thông báo gấp…]. Các ưu tiên của tôi trong tình huống áp lực đó là phải giữ bình tĩnh, đánh giá tình hình và các nguồn lực sẵn có, đưa ra quyết định hành động phù hợp nhất, và hành động mau chóng, hiệu quả. Tôi nhận thấy rằng áp lực có thể giúp chúng ta khám phá sức mạnh tiềm ẩn, và thành công trong những trường hợp này sẽ khiến ta càng thấy thỏa mãn. Ví dụ, [đưa một ví dụ minh họa ngắn].

“Bạn sẽ làm gì nếu một đồng nghiệp nhiều lời làm công việc của bạn bị gián đoạn?”

Người phỏng vấn muốn biết liệu bạn có thể giải quyết các vấn đề nhỏ nhặt mà không gây ảnh hưởng tới công việc, không gây xích mích và không cần yêu cầu sự liên quan của người quản lý để giải quyết các vấn đề cá nhân nhỏ nhặt. Vì vậy, bạn cần trả lời rằng:

Tôi chắc hẳn sẽ mỉm cười và nói rằng tôi rất tiếc, nhưng hiện giờ tôi đang có công việc cần giải quyết, và có lẽ chúng ta nên cùng uống cà phê để nói chuyện vào giờ nghỉ [hoặc một điều gì đó phù hợp với phong cách của bạn]. Tôi đã có vấn đề tương tự cách đây không lâu [kể xem bạn giải quyết vấn đề đó khéo léo ra sao].

Bên cạnh những câu hỏi được nêu ở trên, có thể bạn sẽ bị hỏi về những khía cạnh thực tiễn của công việc và các kiến thức chuyên môn.

Những câu hỏi chuyên môn sâu này nằm ngoài phạm vi của cuốn sách, nhưng dựa vào kinh nghiệm bản thân, bạn hẳn sẽ thấy trước được người phỏng vấn sẽ hỏi vấn đề gì. Có thể bao gồm:

• Bạn đã xử lý các tình huống cụ thể diễn ra trong công việc ra sao;
• Bạn xử lý các công việc thường nhật như thế nào;
• Sự hiểu biết của bạn đối với các trách nhiệm của công việc;
• Lĩnh vực kinh nghiệm chi tiết của bạn;
• Kiến thức của bạn về một quy trình cụ thể;
• Kinh nghiệm của bạn trong việc sử dụng các phần mềm…;
• Kinh nghiệm của bạn trong việc sử dụng một thiết bị máy móc cụ thể.

Dựa vào kinh nghiệm bản thân, bạn hãy chuẩn bị câu trả lời chi tiết, đầy đủ, thông minh.

Trên đây là hướng dẫn trả lời câu hỏi phỏng vấn cho nghề trợ lý. Mong rằng bài viết sẽ giúp các ứng viên cho vị trí này có sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn của mình

Xem thêm: Hướng dẫn trả lời câu hỏi phỏng vấn cho nghề kỹ thuật

Bài viết được tổng hợp và biên soạn bởi các chuyên gia nhân sự của Triệu cây xanh. Chúc bạn tìm được công việc phù hợp!